今回はデータの入力規則について説明します。
入力の制限をかけたり、リストを作成して入力を簡易化したり
入力規則は様々なことができます。
特にリストによる入力の制限はよく使用されていますよね。
エラーを防止する上でも役立つので、ぜひ参考にしてみてください。
それでは見ていきましょう。
■入力規則の設定画面
まずは設定する前に設定画面の開き方についてです。
設定画面は「データ」から「データの入力規則」を押せば
設定画面が現れます。
ここで設定から入力時のメッセージ・エラーメッセージなどを設定することができます。
■入力規則を実行してみる
では実際に入力規則を実行してみましょう。
入力値の種類を順に紹介したいと思います。
・すべての値
こちらは通常のセルの状態と変わりません。
制限がなく、どんな文字・数値でも入力することができます。
制限の解除などにも使用できそうですね。
・整数
こちらは整数のみの入力制限になります。
なので小数点や文字を入力するとエラーになります。
さらに最小値・最大値が設定できる上に
データの項目では以上や以下、等しいといった詳細の設定も可能です。
上記の見本では「1～10」までの入力が可能になります。
・小数点数
こちらは整数の入力規則に加え小数点も入力可能になる項目です。
なので金額等、小数点を嫌う場合は「整数」
計算等で小数点が必要な場合は「小数点数」で差別化してみてください。
・リスト
こちらのリストが一番使用されるのではないでしょうか。
機能としては入力規則がリストで表示されます。
下記の見本を参考に見ていきましょう。
「朝食は食べましたか？」の問いに「はい・いいえ」で選択できるようにしましょう。
リストは「元の値」に打ち込みますが選択肢の間に「,」を挟みましょう。
「はい・いいえ」では「はい,いいえ」を元の値に打ち込みます。
結果は…
このように「はい・いいえ」から選択できるようになりました。
さらにこのリストはセルの参照をすることができます。
さらに見本を作成してみました。
リストの選択肢は項目の「1から６年生」を参考にしてみましょう
このように項目の範囲を元の値に打ち込むと…
リストの入力が項目に合わせて選べるようになりました。
参照からリストを作成すると、参照元が変わってもリストも追従して変わるので
項目が随時変化するものには便利ですね。
・日付
こちらは日付の入力のみ限定されます。
さらに「次の日付から」と「次の日付まで」を入力し
日付の入力範囲を狭めることができます。
・時刻
こちらは時刻のみが入力できるようになります。
こちらも日付のように
さらに「次の時刻から」と「次の時刻まで」を入力し範囲を狭めることが可能です。
・文字列(長さ指定)
こちらは文字の数を制限するものです。
「最小値」と「最大値」を設定することで文字の数を制限できます。
上記見本で言うと「文字数5～10」以外はエラーになり入力ができなくなります
・ユーザー設定
ここでは個人的に式を入力したりすることで
独自の入力規則を行います。
今回は内容が複雑になるため、説明は省略したいと思います。
■入力時のメッセージ
こちらは入力規制をかけたセルを選択するとコメントのように
メッセージが表示される機能です。
入力時、どのように入力してほしいかガイドのような機能を果たすことができます。
見本で先ほどの朝食を食べたか確認するファイルを元に説明します。
では一例でこのようなメッセージを表示したいと思います。
この設定で入力規則をしているセルを選択すると…
このように入力時に設定したメッセージが表示されるようになります。
上部にある「セルの選択時にメッセージを表示する」のチェックを外すと
メッセージは表示されなくなります。
■エラーメッセージ
こちらの機能は入力規制外の入力をした際の表示やメッセージを選択できます。
下記の年齢の入力画面をもとに説明したいと思います。
さらに入力規則は「整数」で「0～150」までとします。
ここで仮に「200」などの規則範囲外の入力をすると
下記のような異常画面が表示されます。
今回はこのエラーメッセージをカスタムしてみましょう。
下記のようなタイトルとエラーメッセージを設定してみました。
再度、規則外の数値を打ち込んでみましょう。
結果はこのようになります。
設定した通りのメッセージが表示されました。
さらにスタイルが「停止」「注意」「情報」があるのでそれぞれ見ていきましょう。
・停止
先ほど見本で説明したのが「停止」になります。
この停止では規則外だった場合、いかなる場合でも入力は不可になります。
・注意
先ほどの停止と比べ、再試行が消えて「はい」と「いいえ」が追加されました。
この画面で「はい」を選択すると規則範囲外でも入力が完了します。
対して「いいえ」を選択すると入力が中断されます。
・情報
こちらはメッセージは表示されるものの
確認のみで、どのような数値でも入力される仕組みです。
・規則外でもメッセージ画面を表示しない
設定画面の上部に「無効なデータが入力されたらエラーメッセージを表示する」
という項目があります。
こちらのチェックを外すと規則外でもメッセージ画面が表示されず
入力されるようになります。
■日本語入力
こちらはあまり使用する機会はないと思います。
項目では「ひらがな」や「全角英数字」等があります。
仮に「全角英数字」を選択すると
「A」をおしても「あ」の入力ができなくなります。
なので「ひらがな」を選択すると「ひらがな」のみしか入力できません。
■まとめ
いかがだったでしょうか。
リスト入力など、とても便利ですよね。
リストで選択した項目をさらに次のリストで内容を絞り、
表示する方法についてもまとめていますのでぜひ参考にしてみてください。
記事についてはこちら☟
【プルダウンからプルダウン?】選択したプルダウンリストに連動して選択肢を絞り込んだプルダウンを表示 ► 独学エクセル塾 (dokugakuexcel.com)
では次回の記事でお会いしましょう。